公文格式要素“附氏三兄弟”的规范编排

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公文格式要素“附氏三兄弟”的规范编排

公文格式正确与否，直接关系到公文的规范性和严肃性。

很多读者询问一些具体的公文格式问题。其中大家反映较多、

较容易出错的一个，就是实际工作中易混淆的附件相关问题。

今天，我们根据读者留言情况，谈谈附件、附件说明和附注的

编排。

附件、附件说明和附注都是《党政机关公文处理工作条

例》（以下简称《条例》）规定的 18 个公文格式要素之一，

名字里都带个“附”字，可以称其为“附氏三兄弟”。这“哥

仨”在公文格式要素“18 条好汉”中排名比较靠后，再加上他

们都姓“附”，容易被忽视和混淆。本文对它们的用途、用法、

编排及常见错误作逐一介绍。

一、附件

1.附件的作用和效力

根据《条例》，附件是“公文正文的说明、补充或者参考

资料”。那么问题来了，这些内容直接写入正文不行吗？为什

么要用附件来承载呢？

设想一下，对于一些不属于公文主要内容，而是对主要内

容起解释、说明、补充、证实、参考作用，而且篇幅较长、相

对独立的文字资料、规定、名单、数据、图表、图形等，如果

将其直接写入正文，就会隔断上下文的联系、影响阅读的连贯

性。为了避免上述弊端，我们把它们从正文中抽离出来附在后

面，成为附件。

由此可见，附件的作用是：一方面能够补充、完善正文，

另一方面又能使正文保持简洁、连贯。因为附件原本是正文的

组成部分，所以其内容也应当与正文保持一致和衔接，并且与

正文具有同等效力。

2.附件使用中需要注意的两个误区

1.将被批转、转发、印发的文件作为附件。批转、转发、

印发类公文，其公文正文主要起通知发布、提示说明、明确要

求等作用，而公文的主要内容体现在被批转、转发、印发的文

件中。因此，这些被批转、转发、印发的文件不应当被视为附

件。它们应当另面编排，首页不必标注“附件”二字，也不必

在正文后加附件说明；其原有的发文机关标志、发文字号、签

发人、抄送机关、版记等可不再标注。

2.以附件形式报送主报告。一些单位为了省事，常把本机

关领导的讲话、内部的工作总结和工作计划、下级的报告等文

件，以《XXX 关于报送〈XXX〉的报告》为题，直接“拿来”

作为附件报送；而正文却仅寥寥数笔，表述为 “ 现将

《XXXXX》报上”，或者简单重复附件主要内容。然而，这些

作为附件的原文件，在内容、详略、用语等方面往往达不到向

上级报告的要求。例如，本机关领导的讲话稿可能部署了落实

上级要求的有关措施，却体现不出落实中遇到的问题和具体的

落实效果；本单位内部的工作总结往往内容繁多、面面俱到，

却达不到向上级报告要简明扼要、重点突出的要求；下级的报

告代表了下级机关对有关情况的反映和认识，却不能代表本机

关的判断和态度，等等。因此，这些原文件可以作为附件，但

不能作为向上级报告的主体内容，而应当将有关内容提炼、概

括、补充、完善为报告正文。

3.附件的编排规则及典型错情

《党政机关公文格式》国家标准对附件的编排有以下规定

（1）附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。

（2）“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版

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摘要：

公文格式要素“附氏三兄弟”的规范编排公文格式正确与否，直接关系到公文的规范性和严肃性。很多读者询问一些具体的公文格式问题。其中大家反映较多、较容易出错的一个，就是实际工作中易混淆的附件相关问题。今天，我们根据读者留言情况，谈谈附件、附件说明和附注的编排。附件、附件说明和附注都是《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）规定的18个公文格式要素之一，名字里都带个“附”字，可以称其为“附氏三兄弟”。这“哥仨”在公文格式要素“18条好汉”中排名比较靠后，再加上他们都姓“附”，容易被忽视和混淆。本文对它们的用途、用法、编排及常见错误作逐一介绍。一、附件1.附件的作用和效力根据《条例》，附件是“公...

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