党政机关公文格式规范18要，都是学问！

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党政机关公文格式规范 18“要”

公文采用特定的格式，目的是规范公文处理工作，解

决公文体例不统一、格式不一致、衔接不顺畅等问题，从

而保证公文质量，提高公文办理效率，确保党政机关制发

的公文得以顺利贯彻执行。《党政机关公文处理工作条

例》（以下简称《条例》）规定“公文一般由份号、密级和

保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、

标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文

日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日

期、页码等组成”，从 18 个方面规范了党政机关公文格式各

要素。这里结合实际工作，为大家梳理一下其中涉及的规

范性问题。

1. 公文份号标注要规范。份号即公文印制的顺序号，

涉密公文标注份号有利于加强公文的管理，便于掌握公文

的去向。按照《条例》规定，公文份号在公文首页左上角

用阿拉伯数字标注。涉密文件可标虚位，一般标四至六位，

如果是两位数的文件共 20 号，则从 0001 号开始编码，一直

编排到 0020 号；如果是四位数的文件共 2012 号，则从

000001 号开始编码，一直编排到 002012 号。

2. 密级和保密期限标注要规范。高标密级或低标密级

都会给文件的使用和管理带来不便，因此要本着实事求是、

利于保密的原则，合理把握和确定密级和保密期限。

密级和保密期限都要标注在公文首页的左上角，用阿

拉伯数字标注。例如：秘密 1年、机密 3年、绝密长期。

3. 紧急程度标注要规范。这是公文送达和办理的时限

要求。公文的紧急程度要在公文首页左上角标注。不能将

正常运行的公文随意标注为“急件”。现在有些部门上报的公

文，不急的公文却标注了紧急程度，缓急程度标注过高，

给上级领导机关增加了压力，带来了不必要的麻烦。

4. 发文机关标志要规范。这是由发文机关全称或者规

范化简称加“文件”二字组成，此类文件是机关或部门的大头

文件，一般是指上报或下发的政策性文件；文件头也可以

使用发文机关全称或者规范化简称，文号编在版头下方红

线以下，一般用函类公文较多。要取消一些部门“发文机关

名称加括号并标注文种”的文件标题格式，例如：××××厅

（通知）、××××局（批复）等，统一采用发文机关全称加

“文件”二字或者发文机关规范化简称形式，再根据文件内容

确定使用的文种。

5. 发文字号标注要规范。发文字号由发文机关代字、

年份、发文顺序号组成。联合发文时，使用主办机关发文

字号。现在一些部门发文时常出现以下问题：有的是发文

机关代字概括不准确，要么机关代字太长，要么提炼概括

不够准确；有的是发文字号标注不规范，要么年份标注不

正确，如，将 2013 年标注为〔13〕，要么应用六角括号标

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摘要：

党政机关公文格式规范18“要”公文采用特定的格式，目的是规范公文处理工作，解决公文体例不统一、格式不一致、衔接不顺畅等问题，从而保证公文质量，提高公文办理效率，确保党政机关制发的公文得以顺利贯彻执行。《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）规定“公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成”，从18个方面规范了党政机关公文格式各要素。这里结合实际工作，为大家梳理一下其中涉及的规范性问题。1.公文份号标注要规范。份号即公文印制的顺序号，涉密公文标...

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