做好会前准备，这五步是关键

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做好会前准备，这五步是关键

凡事预则立，不预则废。做好会前准备是确保优质高效开

好会议的基础。会前准备要走好“方案制定、会议通知、名单

收集、会场布置、会场查验”关键五步。

方案制定

根据会议特点和要求，第一时间摸清情况是制定会议方案

的前提：

一是确定会议主题，搞清楚会议是了解情况、解决问题还

是安排部署，掌握会议背景、主要内容、以往惯例等。

二是确定会议类型，搞清楚会议是全体大会、座谈会还是

报告会，掌握会议时长、参会领导、具体范围等。

三是确定会议形式，搞清楚会议是现场工作会、电视电话

会还是网络视频会，是上下座（设主席台）、圆桌座还是面对

面座，掌握会议场地布局。

在摸清基本情况的基础上起草会议方案，其要素包括会议

时间、举办地点、主要内容、会议议程、参会范围、其他事项

等（见例 1）。

会议通知

会议方案确定后，要根据会议方案起草会议通知。会议通

知要做到简明扼要、重点突出、要求明确（见例 2）。

下发会议通知，需要注意以下几点：

一是根据会议方案明确的参会范围，精准梳理具体的参会

单位，准确发送会议通知，以便收集参会人员名单。

二是印制参会入场券（见例 3），写明会议时间、地点，

与会议通知一并发送，参会人员凭入场券进入会场。

三是做好会议方案中相关任务责任单位的通知工作。

名单收集

参会单位收到会议通知后，在规定时间内上报参会人员名

单，会务人员在汇总名单时要注意以下几点：

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摘要：

做好会前准备，这五步是关键凡事预则立，不预则废。做好会前准备是确保优质高效开好会议的基础。会前准备要走好“方案制定、会议通知、名单收集、会场布置、会场查验”关键五步。01方案制定根据会议特点和要求，第一时间摸清情况是制定会议方案的前提：一是确定会议主题，搞清楚会议是了解情况、解决问题还是安排部署，掌握会议背景、主要内容、以往惯例等。二是确定会议类型，搞清楚会议是全体大会、座谈会还是报告会，掌握会议时长、参会领导、具体范围等。三是确定会议形式，搞清楚会议是现场工作会、电视电话会还是网络视频会，是上下座（设主席台）、圆桌座还是面对面座，掌握会议场地布局。在摸清基本情况的基础上起草会议方案，其要素包...

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