规范写作要求

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常见公文写作规范

一、公文的定义及种类

1.公文定义。公文是公务文书的简称。公文是具有特定效力和规范体式的文书，

是传达方针政策，公布法规和规章，指导、布臵和商洽工作，请示和答复问题，

报告、通报和交流情况等的重要工具。

2.公文种类。为了使各种公文都能有稳定的性质、特定的用途并使更多的人都

能对这些性质和用途有准确的了解，以便利于正确有效地形成和办理公文，客

观上需要人们对常用的每一种公文都赋予一个能概括表明其性质、用途的统一

规范的称谓，这种称谓叫文种。党政机关法定的公文有 15 个文种：决议、决定、

命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、

纪要。

3.常见文种。通知、意见（如：县教育局下发的文件）；报告、请示、计划、

总结、简报、方案等（学校向教育局报送的材料）。

4.公文特点。

公文的格式、种类、行文规则、办理等都是全国统一的，一般按照中共中央办

公厅、

国务院办公厅印发的新的

国家规范《党政机关公文格式》执行。无论从事专业工作，还是

从事行政事务，都要学会通过公文来传达政令政策、处理公务，以协调各种关

系，使工作正确高效地进行。

二、公文格式（适用于学校报送的计划、总结、简报、方案、请示、报告等）

公文格式，即公文规格样式，是指公文中各个组成部分的构成方式，它和文种

是公文外在形式的两个重要方面，直接关系到公文效用的发挥。包括公文组成、

公文用纸和装订要求等。

（一）公文用纸及版面要求

1.公文用纸。指的公文用纸的幅面尺寸，一般采用 A4 型纸，即

297mm×210mm。

2.页面。上 3.7cm,下3.5cm.左2.8cm,右2.6cm。文字资料一律纵向横排，每

页22 行，每行 28 个字，段落设臵为固定值 28 磅。

3.页码。插入页码时设臵为：位臵：页面底端;对齐方式：外侧；格式：数

字左右各有一条一字线；选择 4号宋体。这样设臵的页码单页码居右，双页码

居左，适合双面打印和左侧装订。

4.文字颜色。如无特殊说明，公文中的颜色均为黑色

5.印刷和装订。双面印刷，左侧装订，一般为平订，两钉外订眼距版面上

下边缘各70CM 处，与书脊间的距离为3mm-5mm。

6.公文中的横排表格。表格横排时，页码位臵与公文其他页码保持一致，

双面打印时，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边，方便翻阅。

(二)公文格式各要素编排规则

1.标题。字体为方正小标宋简体，字号为二号，顶格居中排列。标题有三要

素：发文机关、事由和文种。标题较长时多行居中排布，成梯形或菱形，不能

排成上下长度一样的长方形或上下长、中间短的沙漏形，回行时要词意完整，

长短适宜。

2.主送机关。字体为仿宋GB2312，字号为三号。编排于标题下空一行位臵，

居左顶格。主送机关较多回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。

3.正文。公文首页必须显示正文。字体为仿宋GB2312，字号为 3号。编排

于主送机关名称下一行（不脱行），每个自然段左空2字，回行顶格。正文中

的结构层次依次用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；如三层结构可用

“一、；（一）；1.”划分；二层结构可用“一、；（一）”或“一、；1.”划分。

其中，一级结构用黑体字，二级结构用楷体字，第三层和第四层用仿宋GB2312

字体。

4.附件说明。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标

全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号。附件

名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字

对齐。

5.发文机关署名、日期及印章。成文日期一般右空4字编排，用阿拉伯数字

将年、月、日标全，年份标全称，月、日不编虚位（即 1不能编为01）。发文

机关署名在成文日期之上，以日期为准居中编排。印章端正、居中下压发文机

关署名和日期，印章顶端不压正文。（特殊情况说明：当公文排版后所剩空白

处不能容下发文机关署名和日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决）

6.附件。附件另面编排，“附件”二字及顺序号用三号黑体字顶格编排在左

上角第一行，附件标题居中编排于“附件”下空一行位臵，附件顺序号和附件

标题应当与附件说明的表述一致，附件格式要求同正文。

三、请示和报告

（一）请示和报告的异同请示和报告同属一个行文方向：上行文，虽行文方

向相同，但两者之间有着严格的区别，具体表现在：

1.侧重点不同：请示属于请示性公文，侧重于提出问题和请求指示、批准；

报告属于陈述性公文，侧重于汇报工作，陈述意见或建议。

2.行文目的不同：请示的目的是请求上级机关批准某项工作或者解决某个

问题；报告的目的是让上级机关了解下情，掌握情况，便于及时指导。

3.行文时间不同：请示必须事前行文；报告可以在事后或者事情发展过程

中行文。

4.内容要求不同：请示只能一文一事，报告可以一文一事也可以一文数事。

5.报送要求不同。请示一般只写一个主送机关；报告可以报送一个或多个上

级机关。 6.标题不同：一般来讲请示的标题中不写报告二字，就是 x x

x关于 x x x x x x 的请示；报告的标题中不写请示二字，就是x xx 关于 x x x xx x

的报告。

7.结束用语不同。请示的结尾一般用“妥否，请批示”或“特此请示，请予

批准”等形式，请示的结束用语必须明确表明需要上级机关回复的迫切要求；

报告的结尾多用“特此报告”等形式，一般不写需要上级必须予以答复的词

语。

8.处理结果不同。请示属于“办件”，指上级机关应对请示类公文及时予

以批复；报告属于“阅件”，对报告类公文上级机关一般以批转形式予以答

复，但也没必要件件予以答复。

（二）请示和报告案例分析四、简报规范简报由报头、正文、报尾三部

分组成。

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摘要：

常见公文写作规范一、公文的定义及种类1.公文定义。公文是公务文书的简称。公文是具有特定效力和规范体式的文书，是传达方针政策，公布法规和规章，指导、布臵和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。2.公文种类。为了使各种公文都能有稳定的性质、特定的用途并使更多的人都能对这些性质和用途有准确的了解，以便利于正确有效地形成和办理公文，客观上需要人们对常用的每一种公文都赋予一个能概括表明其性质、用途的统一规范的称谓，这种称谓叫文种。党政机关法定的公文有15个文种：决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。3.常见文种。通知、意见（如：县教...

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