民航局档案数字化工作的实践与思考.

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民航局档案数字化工作的实践与思考

【摘要】电子文件大量产生，带来了档案存储与利用方式

的变革，由此，传统载体档案数字工作成为近年来机关、企事

业单位档案工作的热点。本文以民航局档案数字化工作实践为

例，分析提出了对档案数字化工作的一些思考。

随着信息技术的高速发展，电子文件数量激增，以及社会

各个层面对档案信息利用需求的不断增长，带来了档案存储与

利用方式的变革。近年来，国家档案局提出并开始实施“档案

数字化战略”，随之，越来越多的单位开始了“实现海量存储

和零距离利用”的传统纸质档案数字化工作。但是，受标准、

规范相对滞后、各单位实际情况不一等因素制约，这项工作发

展还不成熟，在档案数字化过程中难免遇到一些问题。笔者以

民航局档案数字化实践为例，谈一谈对这项工作的几点思考。

一、工作回顾

民航局档案数字化工作起步较早，先后进行了档案目录、

重要纸质档案原文及重要照片、录音录像档案的数字化工作。

（一）档案目录数字化情况

早在 1qq:206157060 年，民航局档案部门开发并使用了

《中国民航档案信息管理系统》，对所有门类的档案实行了目

录管理。至 2002 年，完成了全部馆藏档案目录的数字化任务。

（二）重要纸质档案数字化情况

民航局重点开展了文书档案数字化工作。由于档案利用率

不同（并非所有文件均有较高的利用价值）及经费等问题，原

则上只对永久、长期保管的文书档案进行数字化。考虑到民航

局档案工作人员较少，购置数字化各种硬件设备及对人员培训

的费用较高等因素，故民航局档案数字化工作均采用外包形式，

即由专业公司承担数字化任务。自 200*年以来，先后完成了民

航局及 11 个下属单位的**00 余卷重要文书档案数字化工作，数

字化照片 1*0*张、声像档案 qq:206157060 盘。整个数字化工作

主要经过了以下几个阶段：

1、前期准备阶段：

制定《民航局文书档案数字化加工范围》，集中人力按照

加工范围对馆藏档案进行鉴定、筛选。详细统计需扫描档案数

量，做到心中有数。考察外包公司并签定合同，合同中对质量

要求、加工场地、安全保密、工期、费用及验收办法进行明确

规定。

2、原文扫描阶段：

这一阶段的工作主要由档案数字化外包公司完成。将档案

每五年划分一个批次，每完成一批次档案原文扫描任务，即由

民航局档案馆工作人员进行一次质量初查，质量不合格的限期

整改，达到标准才进入下一批次档案的数字化工作。外包加工

期间，档案馆工作人员定期（每周 1-2 次）到数字化加工现场

进行指导与检查，发现问题及时改正。待全部档案数##b##字化

工作完成后，邀请有关专家进行验收，并要求外包公司对专家

提出的问题再次整改，直至完全符合要求。

*、数据整合阶段：

由外包公司承担档案数据与文件目录挂接任务，使用档案

管理系统实现原文检索功能，并建成民航局档案馆档案原文数

据库。至此，纸质档案数字化工作全部完成，基本实现档案信

息在民航局政务内网上共享，机关工作人员可以按权限在内网

上完成部分档案原文的查阅、浏览，减少了大量不必要的事务

性工作，创新了档案部门利用服务方式，提高了工作效率。

（三）重要照片、录音、录像档案数字化情况

配合纸质档案数字化加工工作，一方面为查询利用提供便

利，另一方面也出于对重要照片和声像档案保护的目的，民航

局从200*年开始，就将馆藏反映民航重大事件、重要会议的照

片与录音、录像带进行了数字化。

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摘要：

民航局档案数字化工作的实践与思考【摘要】电子文件大量产生，带来了档案存储与利用方式的变革，由此，传统载体档案数字工作成为近年来机关、企事业单位档案工作的热点。本文以民航局档案数字化工作实践为例，分析提出了对档案数字化工作的一些思考。随着信息技术的高速发展，电子文件数量激增，以及社会各个层面对档案信息利用需求的不断增长，带来了档案存储与利用方式的变革。近年来，国家档案局提出并开始实施“档案数字化战略”，随之，越来越多的单位开始了“实现海量存储和零距离利用”的传统纸质档案数字化工作。但是，受标准、规范相对滞后、各单位实际情况不一等因素制约，这项工作发展还不成熟，在档案数字化过程中难免遇到一些问题。...

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