机关公文格式调研报告

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机关公文格式调研报告

公文格式规范化，是办公自动化的客观要求，也是充分发挥公文作用，维

护公文严肃性和权威性的必要条件。标准、规范的公文格式，不仅有利于公文的

撰拟和制作，也有利于公文的处理和管理，对于归档和查阅利用也具有积极作用。

2012 年 4 月 16 日，中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发《党政机关公文

处理工作条例》的通知 (中办发〔2012〕14 号), 对行政机关的公文格式做

出了严格的规定和要求，对规范公文格式，提高公文质量起到了很大的作用。

但仍有一些公文没有严格按照要求去做，存在很大的随意性，造成公文格式的

不规范，严重影响了公文的严肃性、公正性，影响了公文的质量和效能，因此，

必须引起

高度重视。

一、公文格式中常出现的不规范现象

(一)发文字号标准不规范。发文字号的一个重要作用就是分类存档、方

便查阅。它具有特别的区分意义，一旦设置就具有了在一定范围内的唯一性和独

有性。《条例》规定， "发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。"在实际

工作中，有些单位把机关的简称直接作为机关代字使用，致使文号太长。联合行

文时，出现几个发文字号。有的单位发文字号的年份圆括号“()”括入，而不

是用规范的六角括号“()”。对于字号和字体，有的用小 3 号有的用小标宋体

字，有的用楷体，也有的用黑体。一些公文违反发文字号序号不编虚位(即不编

为 001)、不加“第”字的规定，出现“*发【*】00*发”、 “*发【*】第*

号”

等不规范格式。

(二)公文标题不规范。按照《条例》规定："公文标题由发文机关名称、

公文主题和文种组成。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文

种类，一般应当标明发文机关。”“有些单位不规范的做法是：一是标题中标明

发文机关；二是标题滥用符号。标题中使用了多种标点符号，较多的是使用逗号、

顿号和书名号等。

(三)引用文号不规范。《条例》规定： “引用公文应当先引标题，后

引发文字号”。按要求，引有公文一是要准确，不能随意简化；二是要完整。

并注意排列顺序。但有些单位公文中，将其前后倒置。有的先引文号后引标题，

有的只引文号不引标题，有的只引标题不引文号。书写使用应当注意必须将

“发文字号"要素用圆括号括入，以标注的形式出现。例如， “据*办发

【20*】12 号文《关于*的通知》”,其引用文号的方法就是不符合规定的，

正确的引用方式应

为“据《关于*的通知》 (*办发【20*】12 号)”。

(四)结构层次序数使用不规范。依照《条例》第二十五条第(九)项规

定： "公文中的数字，除成文日期，部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、

缩略语、具有修辞色彩句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯

数字。 "规范的结构层次序数要求，第一层为 "一、”,第二层为“(二)”,

第三层为"1. ”,第四层为“(1)"而在使用中常出现的问题：一是层次顺

序颠

倒，即下位序数与上位序数倒置。二是层次跳成(一)、 “1、”等。

(五)成文日期标识不规范。常出现的问题：一是未有汉字将年、月、日

标全，使用阿拉伯数字表达年份，如把成文日期标成“2o*”年 2 月 1 日”,

或把"0"写为“0”或“零”, 或将"二五年"写成“*年”等。三是标注位

置太低或太高，以至于印章距正文太远或盖压正文。四是把拟文日期作为成文

日期。五是把修改日期或送签日期作为成文日期。六是联合行文以主办机关签

发日期作

为成文日期。

(六)印章加盖不规范。印章是公文制发机关对公文负责的凭证，必须规

范使用，便常出现不规范现象；一是不加盖印章。按规定，行政公文除会议纪

要外，必须加盖印章，而有的正式公文就不盖印。二是印章盖得不符合要求，

有的

歪斜，有的盖在正文上。三是印章未居中下压成文时间，盖印距正文太远。四是

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摘要：

机关公文格式调研报告公文格式规范化，是办公自动化的客观要求，也是充分发挥公文作用，维护公文严肃性和权威性的必要条件。标准、规范的公文格式，不仅有利于公文的撰拟和制作，也有利于公文的处理和管理，对于归档和查阅利用也具有积极作用。2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发《党政机关公文处理工作条例》的通知(中办发〔2012〕14号),对行政机关的公文格式做出了严格的规定和要求，对规范公文格式，提高公文质量起到了很大的作用。但仍有一些公文没有严格按照要求去做，存在很大的随意性，造成公文格式的不规范，严重影响了公文的严肃性、公正性，影响了公文的质量和效能，因此，必须引起高度重视。一、公...

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