拒绝性答复函写作应注意的几个问题

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函，“适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审

批事项”。凡是不相隶属的机关之间，不论是联系工作、告知情况，还是问题问

答、事项请批，都可以以函的形式行文，主要用于解决具体事务。由于行文关系

的不相隶属性和行文内容的事务性等特点，函的使用范围极广，使用频率极高，

可谓公文中的“轻武器”。

在日常工作实际中，常常遇到这样的情况——由于种种原因，来函所商洽、联系

的工作或事宜，我方无法提供支持或帮助；或对某问题的意见、看法与对方有分

歧。这种情况下，拒绝性的答复函如何写得恳切、得体，符合函的写作规范？笔

者拟以以下写作练习题为例，谈谈拒绝性答复函写作应注意的几个问题。

3 月 20 日是世界水资源日。为了了解世界水资源情况和我国水资源利用状况，某

校举办“水资源与我们的生活”主题活动，并邀请某水利研究院协办。为联系具

体事宜，去函商洽：一、联系参观研究院水净化实验室；二、邀请研究院张教授

做主题讲座。某水利研究院收函后，经研究答复可以安排参观实验室，但鉴于各

种原因，无法安排张教授做讲座。请替该水利研究所拟写复函。

1.态度鲜明，事项表述明确复函，要针对来函事项逐一郑重答复，具体明确。对

一些没有确定的事，要用商量的语气；对已经确定的事，要说得清楚明白。对于

来函商洽的工作事宜，同意什么、不同意什么，应明确表态，切忌模糊笼统、犹

豫不定。有关具体事务的办理和操作，要有大致的安排，或提供联系方式，便于

对方单位及时处理，提高工作效率。同时，要注意表述的条理性。如果事项简单，

可一段写成；如果事项较复杂，或要求较多，应该分条目逐一答复。

函的使用不受级别高低、单位大小的限制，收发函件的单位均以平等的身份进行

公务联系。因此，尤其在表达拒绝事项时，要注意防止两种倾向：一是过分地考

虑对方的感受，认为直接而明确的表示拒绝会给对方造成不快，影响相互关系和

今后的合作。因此，语言过于委婉、客套，以至于影响了基本意思的传达。如

“恐怕此项合作有一定难度”，这样的表达会带来不同的理解。虽然照顾到了对

方的感受，但同时也会给工作的开展造成不必要的麻烦。另一种倾向是不考虑行

文关系的平等性，简单地直接使用生硬的、命令性的语言表示拒绝，如“不同意

合作”、“不能给予安排”等，给收件人盛气凌人的印象。

2.拒绝理由表述清楚充分，并可提出其他处置办法供对方参考在明确表示拒绝的

同时，要说明理由，是与政策法规相背？还是客观条件不具备？并要注意理由表

述的清楚充分。涉及到本单位内部不宜公开的有的问题，也应该选用适当的“外

交性”的说法表明原由，让对方明白不是有意刁难。

为了表示对对方的友善和坦诚，在适当的情况下，可以给对方提出其他处置方法

或途径供其参考。如“择期进行”、“待条件具备后再行商讨”。虽然语意模糊，

有一定的不确定性，但可以让对方感受到诚意，并为今后的合作提供了可能。不

过要注意的是，这不应该是复函的重点，只能简单表述，如有需要再另行行文商

洽，否则将影响函件内容的单一性。

3.先表达同意事项，再说拒绝事项客观上人们总是习惯于先接受相同意见，再听

不同意见。因此，如果答复的事项有同意的、有拒绝的，答复函在语言表达顺序

上应该先说同意的，再说拒绝的。

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摘要：

函，“适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”。凡是不相隶属的机关之间，不论是联系工作、告知情况，还是问题问答、事项请批，都可以以函的形式行文，主要用于解决具体事务。由于行文关系的不相隶属性和行文内容的事务性等特点，函的使用范围极广，使用频率极高，可谓公文中的“轻武器”。在日常工作实际中，常常遇到这样的情况——由于种种原因，来函所商洽、联系的工作或事宜，我方无法提供支持或帮助；或对某问题的意见、看法与对方有分歧。这种情况下，拒绝性的答复函如何写得恳切、得体，符合函的写作规范？笔者拟以以下写作练习题为例，谈谈拒绝性答复函写作应注意的几个问题。3月20日是世界水资源...

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