【公文技法】党政机关公文格式规范18“要”

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党政机关公文格式规范18“要”

公文采用特定的格式，目的是规范公文处理工作，解决公文体例不统一、

格式不一致、衔接不顺畅等问题，从而保证公文质量，提高公文办理效率，确

保党政机关制发的公文得以顺利贯彻执行。《党政机关公文处理工作条例》

（以下简称《条例》）规定“公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、

发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文

机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、

页码等组成”，从18个方面规范了党政机关公文格式各要素。这里结合实际工

作，为大家梳理一下其中涉及的规范性问题。

1．公文份号标注要规范。份号即公文印制的顺序号，涉密公文标注份号有

利于加强公文的管理，便于掌握公文的去向。按照《条例》规定，公文份号在

公文首页左上角用阿拉伯数字标注。涉密文件可标虚位，一般标四至六位，如

果是两位数的文件共20号，则从0001号开始编码，一直编排到0020号；如果是

四位数的文件共2012号，则从000001号开始编码，一直编排到002012号。

2．密级和保密期限标注要规范。高标密级或低标密级都会给文件的使用和

管理带来不便，因此要本着实事求是、利于保密的原则，合理把握和确定密级

和保密期限。密级和保密期限都要标注在公文首页的左上角，用阿拉伯数字标

注。例如：秘密1年、机密3年、绝密长期。

3．紧急程度标注要规范。这是公文送达和办理的时限要求。公文的紧急程

度要在公文首页左上角标注。不能将正常运行的公文随意标注为“急件”。现

在有些部门上报的公文，不急的公文却标注了紧急程度，缓急程度标注过高，

给上级领导机关增加了压力，带来了不必要的麻烦。

4．发文机关标志要规范。这是由发文机关全称或者规范化简称加“文件”

二字组成，此类文件是机关或部门的大头文件，一般是指上报或下发的政策性

文件；文件头也可以使用发文机关全称或者规范化简称，文号编在版头下方红

线以下，一般用函类公文较多。要取消一些部门“发文机关名称加括号并标注

文种”的文件标题格式，例如：××××厅（通知）、××××

局（批复）等，统一采用发文机关全称加“文件”二字或者发文机关规范

化简称形式，再根据文件内容确定使用的文种。

5．发文字号标注要规范。发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组

成。联合发文时，使用主办机关发文字号。现在一些部门发文时常出现以下问

题：有的是发文机关代字概括不准确，要么机关代字太长，要么提炼概括不够

准确；有的是发文字号标注不规范，要么年份标注不正确，如，将2013年标注

为〔13〕，要么应用六角括号标注的却使用方括号、圆括号、方头括号等，要

么发文顺序号编虚位，如将“×××〔2013〕9号”误写成“×××〔2013〕009

号”，要么年份前面加“字”、后面加“第”等，如将“×××〔2013〕9号”误

写成“×××字〔2013〕第9号”；有的是发文字号的标注位置错误，上行文的发

文字号要么排在居中位置，要么在左侧顶格书写，等等，这些都是不规范的。

6．签发人标注要规范。上行文应当标注签发人姓名。不同层次的文件签发

人不同。如果是以市委文件形式上报省委的公文，签发人就是市委书记；如果

是以市政府或省直部门文件上报省政府的公文，签发人就是市长或部门的一把

手。现在经常出现签发人不规范的现象：有的是上报公文不标注签发人；有的

是联合上报公文时只标注主办部门的负责人而不标注其他协办部门负责人；有

的是签发人标注不规范，排列不整齐，签发人姓名不用楷体而使用黑体或者仿

宋体等。

7．公文标题标注要规范。公文标题由发文机关名称、事由和文种组成，不

能缺项。公文标题要能概括公文的主要内容，使用正确文种，做到准确、精

练，通过标题使受文者及时了解文件的主旨和要义。标题中要尽量少用标点符

号，

除书名号、引号、括号之外，其他标点符号不能在标题中随意乱用。

在我们接触的公文中，标题不规范的情况主要有以下几类：有的公文制发时不

标明发文机关名称，如“关于××××××的通知”，省略了发文机关；有的重复使

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摘要：

党政机关公文格式规范18“要”公文采用特定的格式，目的是规范公文处理工作，解决公文体例不统一、格式不一致、衔接不顺畅等问题，从而保证公文质量，提高公文办理效率，确保党政机关制发的公文得以顺利贯彻执行。《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）规定“公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成”，从18个方面规范了党政机关公文格式各要素。这里结合实际工作，为大家梳理一下其中涉及的规范性问题。1．公文份号标注要规范。份号即公文印制的顺序号，涉密公文标...

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