公文格式中极易出现的三种问题

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公文格式中极易出现的三种问题

格式指的是法定公文外形结构的组织安排，包括结构项目

和附属标记，以及这些项目和标记在页面上的安放位置和具体

构成。虽然这些要求往往讲的是细节，却是公文具有法定权威

性和强制约束力的显著表现，也是保证公文质量和提高办文效

率的重要手段。

目前，党政机关公文格式标准依据的是 2012 年修订的

《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）和同年

国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会联合发布

的《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）。尽管这两个

文件出台已经有一段时间，但是执行情况仍参差不齐。常见问

题有以下几个方面。

一是该具备的要素发生遗漏

《条例》中明确了公文格式 18 个方面的要素，包括份号、

密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发

人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文

日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、

页码等，每一个要素都有其特定意义，发生遗漏可能会引起一

定后果。比如，份号是公文印制份数的顺序号，作用是加强文

件管理和利用，涉密文件如果未标注份号，会直接影响到文件

的分发、查对、清退和销毁。又如，密级应标而未标的情况屡

见不鲜，个别单位甚至在直接转发上级单位涉密文件时漏标密

级。《中华人民共和国保守国家秘密法》规定，对应当定密的

事项不定密，造成严重后果的，须由有关机关、单位依法对直

接负责的主管人员和其他直接责任人员给予处分。

二是该调整的要素没有到位

2012 年《条例》修订时作出不少重要调整，但是至今有

些文件仍旧未作调整。比如，我们经常说的“红头”也就是发

文机关标志，已经被统一为两种形式：一是使用发文机关全称

或者规范化简称再加上“文件”二字，二是使用发文机关全称

或者规范化简称。以 xx 市委办公厅为例，前者对应的是“中共

xx 市委办公厅文件”，一般是普发性的下行文；后者对应的是

“中共 xx 市委办公厅”，所有上行文、平行文、下行文都被

“一网打尽”。但是工作中，有单位仍在使用发文机关名称加

括号和文种的形式，如“中共……委员会（通知）”“中共……

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摘要：

公文格式中极易出现的三种问题格式指的是法定公文外形结构的组织安排，包括结构项目和附属标记，以及这些项目和标记在页面上的安放位置和具体构成。虽然这些要求往往讲的是细节，却是公文具有法定权威性和强制约束力的显著表现，也是保证公文质量和提高办文效率的重要手段。目前，党政机关公文格式标准依据的是2012年修订的《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）和同年国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会联合发布的《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）。尽管这两个文件出台已经有一段时间，但是执行情况仍参差不齐。常见问题有以下几个方面。一是该具备的要素发生遗漏《条例》中明确了公文格式18...

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