三个小窍门，让你的办公室工作井井有条

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三个小窍门，让你的办公室工作井井有条

秘书工作具有临时性、突击性等特点，要干的事情，一个

月可能就有几十项，有时一天就有好几项。在实际工作中，完

全做到井井有条不大可能。只有不断摸索经验、把握规律，养

成良好的工作习惯，才能做到细致安排各项琐碎繁杂的事情，

不出“乱子、漏子、岔子”。

合理分配时间

秘书工作者每天经手的事务千头万绪，首先要学会的，就

是合理地安排时间。

按事务的重要性来分配时间

首先是极其重要的。耗时费力、需要分析论证的事情要舍

得付出一些时间和精力。这个“付出”往往不是立竿见影的，

是需要经常思考琢磨的一个过程。比如，重要文稿的起草，需

要长时间的调查研究，必须认真对待。

其次是一般重要的。例如，实施或改进预定的工作计划、

撰写工作报告等，力争用一天或几天时间完成。

最后是不太重要的。例行的、预先安排的不太重要的数项

小型任务，可以排出先后顺序集中完成。临时出现的开会、访

谈、联络等随时处理。

按日常工作的特性来分配时间

秘书工作具有常规性、临时性和突击性。针对这三个特性

应该采用不同的应对办法：

常规性工作按规矩办。所谓常规性工作，是指计划内的工

作。这些工作基本上是“周而复始”地进行，每天、每周、每

月、每年大体上都差不多。对于相对稳定的计划内的常规性工

作，应对办法就是按规矩办。这里说的“规矩”，包括法规、

制度、措施、公约、程序等，也包括约定俗成且行之有效的传

统做法。

临时性工作分门别类办。秘书工作者经常会遇到计划外的

工作，对于这类工作，应对的办法是：分门别类办。一是分清

急缓，急事抓紧办；二是分清轻重，重要事重点办；三是分清

性质，性质严重的马上办，具体操作时有现成规矩可循的按规

矩办；无现成规矩可循的按领导的指示办；既无规矩可循、领

导指示又不明的探索着办。实践中，第三种情况还是不少的，

因为现成的规矩往往滞后，这就需要有改革创新的精神和理论

探索的勇气。

要注意的是，顺手就可以完成的事，即时就办。否则就有

可能被其他的事打乱甚至遗忘。例如，正在写材料时突然接到

一个电话，请通知某某几点开会，那就不妨赶快拨个电话告诉

某某，这件事就算完成了。若放下来，则有可能因为集中精力

写材料把这件事忘了。一般来说，当天的工作应尽量当天完成，

因为有的事情一过夜就有可能被忘掉。

突击性工作全力以赴办。所谓突击性工作，是指相对集中

一段时间完成某项重要任务。这个任务可能是计划中的，也可

能是计划外的，往往时间紧、标准高、要求严、困难大。因此

需要相对集中时间、集中精力、全力以赴地去办。

科学编制程序

生活中，可以听到或看到这样的例子：一名负责上万件物

品管理的仓库保管员，蒙上眼睛可以随手拿出所要的任何一件

物品；一名被蒙住眼睛的战士，可以把拆得七零八落的冲锋枪

很快地装配起来。例子中的当事人，都是按一定的程序办事。

按程序办事，一般不会把其中的一个环节落下。即使落下，也

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摘要：

三个小窍门，让你的办公室工作井井有条秘书工作具有临时性、突击性等特点，要干的事情，一个月可能就有几十项，有时一天就有好几项。在实际工作中，完全做到井井有条不大可能。只有不断摸索经验、把握规律，养成良好的工作习惯，才能做到细致安排各项琐碎繁杂的事情，不出“乱子、漏子、岔子”。合理分配时间秘书工作者每天经手的事务千头万绪，首先要学会的，就是合理地安排时间。按事务的重要性来分配时间首先是极其重要的。耗时费力、需要分析论证的事情要舍得付出一些时间和精力。这个“付出”往往不是立竿见影的，是需要经常思考琢磨的一个过程。比如，重要文稿的起草，需要长时间的调查研究，必须认真对待。其次是一般重要的。例如，实施或...

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