笔杆子讲堂：如何防止公文管理混乱

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笔杆子讲堂：如何防止公文管理混乱

在公文管理的整个流程中要尽量把握三个原则：一是统一

实施。要设置专门的部门，指定专门的人员，统一负责相关工

作。二是一办到底。在发文办理中，起草文稿的人员要负责整

个流程中文稿的传递，一般情况下不要中途转交给其他人。在

收文办理中，签收、登记、初审、承办、传阅、催办一般也由

一人一办到底，便于全面掌握公文的去向和进度。三是明确责

任。谁起草谁负责，谁审核谁负责，谁签字谁负责。

【案例】

某单位，日常对外发文，主要由各承办处室根据各自业务

工作自己拟写文稿、送分管领导签批，重要文稿送主要领导签

批，自行打印出正式文稿后，送单位办公室统一登记盖章，然

后由各处室自己送至相关受文单位。该单位在收到外来文件时，

将上级单位、平级单位发来的“会议类”“活动类”以及一些

涉及面单一的文件交由办公室甲同志登记处理，将上级单位、

平级单位发来的其他类型的文件交由办公室乙同志登记处理，

将直属单位上报的文件交对口处室登记处理。在对外来文件的

办理过程中，有的文件由办公室甲同志填写“文件处理单”，

提出拟办意见，交办公室主任签字；有的文件直接由办公室主

任提出拟办意见。办公室将提出拟办意见的文件送分管领导、

主要领导签字，在主要领导签批了明确办理意见后，具体承办

处室又在领导签批的意见下面层层签写相关办理意见，处长签

给副处长、副处长签给科长、科长签给科员。

【问题分析】

案例反映的是单位内部对公文管理不规范的问题。主要问

题有三个方面：

（1）该单位没有专门的公文处理机构，没有专门的公文印

制机构，公文由各处室自己打印。

（2）该单位没有规范的公文管理制度。发文办理和收文办

理的程序环节不完整、顺序不对。发文处理过程中，没有履行

复核、登记、校对、核发等程序。

（3）该单位在公文管理中违背基本的工作原则。

一是违背了统一归口的原则，由多人分头负责外来文件的

处理；二是违背了以主要领导签批意见为准的原则，在主要领

导签批意见后，具体落实人员又层层签意见。

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摘要：

笔杆子讲堂：如何防止公文管理混乱在公文管理的整个流程中要尽量把握三个原则：一是统一实施。要设置专门的部门，指定专门的人员，统一负责相关工作。二是一办到底。在发文办理中，起草文稿的人员要负责整个流程中文稿的传递，一般情况下不要中途转交给其他人。在收文办理中，签收、登记、初审、承办、传阅、催办一般也由一人一办到底，便于全面掌握公文的去向和进度。三是明确责任。谁起草谁负责，谁审核谁负责，谁签字谁负责。【案例】某单位，日常对外发文，主要由各承办处室根据各自业务工作自己拟写文稿、送分管领导签批，重要文稿送主要领导签批，自行打印出正式文稿后，送单位办公室统一登记盖章，然后由各处室自己送至相关受文单位。该单...

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