接听值班电话事小学问大

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写材料的熬叔 2024-02-22 999+ 13.69KB 2 页海报

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十年前，我成为办公室的一名新兵，接到的第一个任务就是接听值班电话。当时

心想：这有何难？小事而已。是个人会说话，就能接电话。万万没想到，这种漫不经

心的态度让初来乍到的我栽了个大跟头。A

一次，我接到上级单位通知开会的电话，记录时没留神，把会场 327 房间错写成

237 房间。之后，大量错误的会议通知单就这样印出去了。开会当天，参会领导们纷

纷跑错会场，导致大面积迟到，至今回想起来，仍深感惭愧。A

事后我认真反思，体会到办公室工作联系广泛、事务繁杂，一通十几秒的电话都

可能包含很多重要信息，接听值班电话，看似事小，却大有学问。A

思想不能放松，做到胆大心细。接听电话是办公室新人熟悉工作的第一步，也是

维持机构日常运转不可或缺的重要一步。A

在党校工作，常常会接到各种类型的电话，如推销书籍和培训班的、打着上级部

门的幌子提要求的、直接索要某领导私人手机号码的⋯⋯卖力推销者有之，虚张声势者

有之，摆谱耍横者有之。A

对于这些复杂情况，值班员首先应绷紧思想的弦，不要被“吓着了”，应迅速稳

定情绪，态度不卑不亢，对答有理有据。此外，还应做到心细如发，善于通过对方的

“蛛丝马迹”进行判断并采取措施，该转接的转接，该回答的回答，该拒绝的拒绝，

坚守涉密信息和私人信息绝不泄露的工作原则。A

做好来电记录，力求规范齐全。一通十几秒的电话，或许就是一项重要工作的起

点，来电记录如果出错，后续工作将难以顺利开展。不管是上级来电还是群众来电，

都应力求听清每一个词、记准每一个字，遇到没听懂或没听清的情况，多问几遍，一

定不要自作主张胡乱猜测。A

记录时，一方面，要确保规范。来电记录可将一页 A4 纸分为上下两联，上联为

来电记录通知单或会议通知单（存根），下联为来电记录通知单或会议通知单，上联

留存根存档，下联交主管领导。A

另一方面，要确保要素齐全，实现“五个记准”：A

记准来电时间，具体到几点几分。A

记准发话机关和发话人，即哪个单位的同志发出的通知，确保信息来源有据可依。

记准接话人，把传达电话内容的责任落实到人。A

记准内容，如果是会议通知，要记准举行时间、地点、参会人员级别和数量等。

如果是领取文件的通知，要记清领取文件的地点、时间，还要询问来电人此件是否为

机要文件，是否要求专人领取等。A

记准其他需要说明的事项，如参会者是否需要发言、着正装、提前到场并签到、

提前领取入场券等与活动密切相关的事项，并立即报告有关领导。A

例如，值班员可在来电及公务事宜一栏填写：接××办××科（来电号码）通知，

×月×日上午×点，在××大楼××房间召开××会议，要求主要（分管）领导××

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摘要：

十年前，我成为办公室的一名新兵，接到的第一个任务就是接听值班电话。当时心想：这有何难？小事而已。是个人会说话，就能接电话。万万没想到，这种漫不经心的态度让初来乍到的我栽了个大跟头。一次，我接到上级单位通知开会的电话，记录时没留神，把会场327房间错写成237房间。之后，大量错误的会议通知单就这样印出去了。开会当天，参会领导们纷纷跑错会场，导致大面积迟到，至今回想起来，仍深感惭愧。事后我认真反思，体会到办公室工作联系广泛、事务繁杂，一通十几秒的电话都可能包含很多重要信息，接听值班电话，看似事小，却大有学问。思想不能放松，做到胆大心细。接听电话是办公室新人熟悉工作的第一步，也是维持机构日常运...

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